  |
 |
 |
 |
| |
 |
 |
|
  |
Делу - время, или об основах тайм-менеджмента
Что самое быстрое у нас в жизни? Чего зачастую не хватает людям?.. Совершенно верно. Времени! На самом деле, у всех людей одинаковое количество времени - 24 часа в сутки, но все по-разному им распоряжаются. Успешные, мудрые люди грамотно распоряжаются своим временем и они делятся своими секретами со всеми желающими достичь успеха и свободы.
- Вы живете в атмосфере постоянного стресса
- Пять из шести назначенных на сегодня дел нужно было сделать "еще вчера"
- Вы частенько работаете по выходным и давно не были в отпуске
- Большинство ваших ежедневных задач не терпят отлагательств. Опытный специалист по тайм-менеджменту, вероятно, удивит вас, сказав, что все это не видовые признаки делового человека, а простые и, увы, распространенные результаты... стихийной организиции деятельности. Поэтому отложите на пару часов все срочные дела, ибо самое срочное для вас - изучить основы тайм-менеджмента. Каждому из нас случалось в жизни избегать событий, которые казались заранее неприятными: визит к врачу или серьезный разговор. С точки зрения психологов, такими подсознательно "неприятными" событиями вам может казаться половина дневных забот - только потому, что человек по природе своей страшится неизвестности. Поэтому основа тайм-менеджмента - систематическое и подробное планирование каждого года, месяца, дня и отдельного действия.
- Долгосрочные (3-5 лет)
- Среднесрочные (1 год)
- Краткосрочные (несколько месяцев, недель). Начало года - самое подходящее время для того, чтобы запланировать цели на различные периоды вашей жизни. Впрочем, начать можно в любое время. Главное, чтобы каждая цель соответствовала таким характеристикам:
- Ясность - чтобы вы и окружающие четко понимали, что имеется в виду
- Измеримость - решите, какими критериями вы будете руководствоваться, оценивая результат
- Достижимость - не ставьте себе заведомо не решаемых задач - или таких, которые потребуют от вас чрезмерного напряжения
- Непротиворечивы. Пусть каждая цель гармонично соотносится с прочими целями и работает на их достижение.
- Привязка ко времени. Поставьте срок для достижения цели и строго придерживайтесь его.
Анализ задач по принципу Эйзенхауэра
100 процентов эффективности
Теперь вы готовы распланировать свое время. Вернитесь к ежедневнику и аккуратно рассчитайте, сколько времени вы готовы потратить на свои дела в течение года, пользуясь следующей формулой:
60% вашего времени - это дела, которые вы запланировали заранее
20% - непредвиденные действия (а они обязательно появятся!)
20% - спонтанная активность (возможно, вам потребуется изучить какую-то проблему, поговорить с новым знакомым и т.п.). Ежедневник - необходимый, но не единственный помощник в деле планирования времени. Постарайтесь завести специальные карточки-формуляры, на которые зафиксируйте свои цели на каждый месяц и неделю - так важные вехи всегда будут у вас перед глазами. В планировании есть место творчеству: рисуйте цветные графики и схемы, перечисляйте все свои ресурсы и пути развития ситуации, крупно выписывайте цифры. Выделите то, чем займетесь сразу посте прочтения готового плана. Обязательно отмечайте, сколько времени вы потратите на реализацию того или иного проекта - сроки, еще раз повторим, должны быть реальными, выполнимыми. И еще один совет: старайтесь выстроить свой график так, чтобы в нем чередовались коллективная и самостоятельная работа, творческие и рутинные занятия - ведь отдых, как говорят самые занятые люди, это всего лишь смена деятельности. Не пишите, что вам нужно сделать - пишите, чего вы намерены достичь в результате. Возможно - и это абсолютно естественно - что всего объема запланированного к назначенному сроку вы не одолеете. И здесь проявится еще одно преимущество тайм-менеджмента - вы перенесете невыполненные дела на будущее, не потеряв при этом ни одной задачи. Делегируйте! Делегирование, или перепоручение задач -верное средство в борьбе с нехваткой времени. Если человек, которому вы собираетесь перепоручить задачу, амбициозный и творческий -достаточно объяснить ему цель и хорошо его мотивировать. Если перед вами грамотный исполнитель, ознакомьте его со всеми этапами работы и проверяйте результат на каждом этапе. Делегировать можно:
- подготовку к мероприятию,
- выступления и мастер-классы,
- проведение презентации,
- и др. Делегировать нельзя:
- определение стратегических целей
- критику и дисциплинарные меры
- срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и контроля
- конфиденциальные задачи. Вместе с делегированием задачи, передайте доступную вам информацию и другие средства для ее выполнения. И помните, что делегирование - обоюдовыгодный процесс, ведь тот, кому вы поручаете "лидерское" дело, растет как в личном, так и в профессиональном отношении. Точность - вежливость Президента Безупречный инструмент планирования времени изобрел генерал Эйзенхауэр - 34-й Президент США. Чтобы нарисовать "квадрат Эйзенхауэра", начертите таблицу: 2 графы по горизонтали и 2 по вертикали. Вертикальные озаглавьте "Срочно" и "Не срочно", горизонтальные - "Важно" и "Не важно". На пересечении граф образуется 4 ячейки: "Важно - Срочно", "Важно - Не срочно", "Не важно - Срочно", "Не важно - Не срочно". Осталось только разнести все задачи по этим ячейкам. К важным задачам отнесите те, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей, а также те, невыполнение которых угрожает всей вашей работе. Срочные дела -- это те, которые теряют смысл, не будучи выполненными "здесь и сейчас". Как пользоваться "квадратом Эйзенхауэра", станет ясно, как только вы систематизируете с его помощью все стоящие перед вами задачи. Нередко в квадрате "Не важно - Не срочно" оказывается так много дел, что даже и не подозреваешь. Все дела из этого квадрата стоит решительно отложить "в долгий ящик". Наверное, не стоит объяснять, почему ваши важные дела не должны становиться срочными. "Поспешишь - людей насмешишь", - гласит народная мудрость. Президент Эйзенхауэр добавил бы к этому, что авралы приводят к постоянному стрессу, в результате которого человек может попросту "сгореть" на работе. С большим сомнением опытные тайм-менеджеры относятся и к ценности "Срочных - Не важных" дел (чтению корреспонденции, некоторым собраниям и прочим делам, не относящимся к основной работе). Избыток таких занятий приводит к тому, что вы не успеваете выполнить в отведенное время основные задачи, работаете у условиях постоянного кризиса и наносите вред своей репутации. Сосредоточьте основное внимание на квадрате "Важно - Не срочно". Умело распорядиться своим временем -значит, привести основную массу дел в соответствие с этими характеристиками. К важным, но не срочным делам можно отнести организацию вашей личной работы и работы вашей организации, поиск новых направлений, развитие бизнеса, развитие людей вашей организации - словом, все то, что определяет крупный успех. Ориентируясь на постановку и выполнение "Важных - Не срочных" задач, вы выполняете работу к точно назначенному сроку, располагаете временем, чтобы контролировать и анализировать результаты, а главное - живете в удобном вам темпе, не испытывая необходимости спешить и ограничивать себя в отдыхе. Словом - вы управляете своим временем, а не оно управляет вами. Удачи Вам в Пути к Успеху. Командой двигаться быстрее и проще!
Телефон: 8(901)5101660 Валерий, Кира
Ловите момент
Как определить, что пришла пора организовать собственное время, или, другими словами, выстроить свою жизнь по системе тайм-менеджмента? Если при одной мысли об этом вы думаете: "Да у меня же нет на это времени!" - значит, момент настал. Есть и косвенные признаки человека, чье время нуждается в срочной организации:- Вы живете в атмосфере постоянного стресса
- Пять из шести назначенных на сегодня дел нужно было сделать "еще вчера"
- Вы частенько работаете по выходным и давно не были в отпуске
- Большинство ваших ежедневных задач не терпят отлагательств. Опытный специалист по тайм-менеджменту, вероятно, удивит вас, сказав, что все это не видовые признаки делового человека, а простые и, увы, распространенные результаты... стихийной организиции деятельности. Поэтому отложите на пару часов все срочные дела, ибо самое срочное для вас - изучить основы тайм-менеджмента. Каждому из нас случалось в жизни избегать событий, которые казались заранее неприятными: визит к врачу или серьезный разговор. С точки зрения психологов, такими подсознательно "неприятными" событиями вам может казаться половина дневных забот - только потому, что человек по природе своей страшится неизвестности. Поэтому основа тайм-менеджмента - систематическое и подробное планирование каждого года, месяца, дня и отдельного действия.
Вижу цель!
Но прежде чем приступить к планированию, определитесь, какого результат вы хотите достичь. Цели - пока вы не определите их, для вас, как в пословице, "ни один ветер не будет попутным". Все цели, которые вы можете отразить в своем ежедневнике (обязательно записывайте все этапы планирования!), делятся по времени достижения на следующие категории:- Долгосрочные (3-5 лет)
- Среднесрочные (1 год)
- Краткосрочные (несколько месяцев, недель). Начало года - самое подходящее время для того, чтобы запланировать цели на различные периоды вашей жизни. Впрочем, начать можно в любое время. Главное, чтобы каждая цель соответствовала таким характеристикам:
- Ясность - чтобы вы и окружающие четко понимали, что имеется в виду
- Измеримость - решите, какими критериями вы будете руководствоваться, оценивая результат
- Достижимость - не ставьте себе заведомо не решаемых задач - или таких, которые потребуют от вас чрезмерного напряжения
- Непротиворечивы. Пусть каждая цель гармонично соотносится с прочими целями и работает на их достижение.
- Привязка ко времени. Поставьте срок для достижения цели и строго придерживайтесь его.
|
60% вашего времени - это дела, которые вы запланировали заранее
20% - непредвиденные действия (а они обязательно появятся!)
20% - спонтанная активность (возможно, вам потребуется изучить какую-то проблему, поговорить с новым знакомым и т.п.). Ежедневник - необходимый, но не единственный помощник в деле планирования времени. Постарайтесь завести специальные карточки-формуляры, на которые зафиксируйте свои цели на каждый месяц и неделю - так важные вехи всегда будут у вас перед глазами. В планировании есть место творчеству: рисуйте цветные графики и схемы, перечисляйте все свои ресурсы и пути развития ситуации, крупно выписывайте цифры. Выделите то, чем займетесь сразу посте прочтения готового плана. Обязательно отмечайте, сколько времени вы потратите на реализацию того или иного проекта - сроки, еще раз повторим, должны быть реальными, выполнимыми. И еще один совет: старайтесь выстроить свой график так, чтобы в нем чередовались коллективная и самостоятельная работа, творческие и рутинные занятия - ведь отдых, как говорят самые занятые люди, это всего лишь смена деятельности. Не пишите, что вам нужно сделать - пишите, чего вы намерены достичь в результате. Возможно - и это абсолютно естественно - что всего объема запланированного к назначенному сроку вы не одолеете. И здесь проявится еще одно преимущество тайм-менеджмента - вы перенесете невыполненные дела на будущее, не потеряв при этом ни одной задачи. Делегируйте! Делегирование, или перепоручение задач -верное средство в борьбе с нехваткой времени. Если человек, которому вы собираетесь перепоручить задачу, амбициозный и творческий -достаточно объяснить ему цель и хорошо его мотивировать. Если перед вами грамотный исполнитель, ознакомьте его со всеми этапами работы и проверяйте результат на каждом этапе. Делегировать можно:
- подготовку к мероприятию,
- выступления и мастер-классы,
- проведение презентации,
- и др. Делегировать нельзя:
- определение стратегических целей
- критику и дисциплинарные меры
- срочные дела, не оставляющие времени для объяснения и контроля
- конфиденциальные задачи. Вместе с делегированием задачи, передайте доступную вам информацию и другие средства для ее выполнения. И помните, что делегирование - обоюдовыгодный процесс, ведь тот, кому вы поручаете "лидерское" дело, растет как в личном, так и в профессиональном отношении. Точность - вежливость Президента Безупречный инструмент планирования времени изобрел генерал Эйзенхауэр - 34-й Президент США. Чтобы нарисовать "квадрат Эйзенхауэра", начертите таблицу: 2 графы по горизонтали и 2 по вертикали. Вертикальные озаглавьте "Срочно" и "Не срочно", горизонтальные - "Важно" и "Не важно". На пересечении граф образуется 4 ячейки: "Важно - Срочно", "Важно - Не срочно", "Не важно - Срочно", "Не важно - Не срочно". Осталось только разнести все задачи по этим ячейкам. К важным задачам отнесите те, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей, а также те, невыполнение которых угрожает всей вашей работе. Срочные дела -- это те, которые теряют смысл, не будучи выполненными "здесь и сейчас". Как пользоваться "квадратом Эйзенхауэра", станет ясно, как только вы систематизируете с его помощью все стоящие перед вами задачи. Нередко в квадрате "Не важно - Не срочно" оказывается так много дел, что даже и не подозреваешь. Все дела из этого квадрата стоит решительно отложить "в долгий ящик". Наверное, не стоит объяснять, почему ваши важные дела не должны становиться срочными. "Поспешишь - людей насмешишь", - гласит народная мудрость. Президент Эйзенхауэр добавил бы к этому, что авралы приводят к постоянному стрессу, в результате которого человек может попросту "сгореть" на работе. С большим сомнением опытные тайм-менеджеры относятся и к ценности "Срочных - Не важных" дел (чтению корреспонденции, некоторым собраниям и прочим делам, не относящимся к основной работе). Избыток таких занятий приводит к тому, что вы не успеваете выполнить в отведенное время основные задачи, работаете у условиях постоянного кризиса и наносите вред своей репутации. Сосредоточьте основное внимание на квадрате "Важно - Не срочно". Умело распорядиться своим временем -значит, привести основную массу дел в соответствие с этими характеристиками. К важным, но не срочным делам можно отнести организацию вашей личной работы и работы вашей организации, поиск новых направлений, развитие бизнеса, развитие людей вашей организации - словом, все то, что определяет крупный успех. Ориентируясь на постановку и выполнение "Важных - Не срочных" задач, вы выполняете работу к точно назначенному сроку, располагаете временем, чтобы контролировать и анализировать результаты, а главное - живете в удобном вам темпе, не испытывая необходимости спешить и ограничивать себя в отдыхе. Словом - вы управляете своим временем, а не оно управляет вами. Удачи Вам в Пути к Успеху. Командой двигаться быстрее и проще!
